Penerangan tugas pengurus pejabat dengan fungsi setiausaha: ciri dan keperluan

Video: Tajuk 28 : (PENGAJIAN AM PENGGAL 1) Tadbir Urus Negara (Bahagian 1) 2024, Julai

Walaupun dengan kakitangan yang kecil, termasuk hanya ketua syarikat dan pekerjanya, diperlukan pekerja yang bertanggungjawab, yang akan menjadi pasukan penyelenggara, yang dapat mengarahkan dan mengawal proses kerja - idea ini menentukan teks keterangan kerja pengurus pejabat.

Kedudukan sedemikian memerlukan pemohon untuk memiliki satu set kemahiran khusus dan pendidikan yang sesuai, serta kemampuan untuk berinteraksi dengan orang. Walau bagaimanapun, senarai keperluan ini tidak terhad kepada.

Deskripsi kerja

Sudah pada tahap melamar suatu posisi, seorang calon dapat membiasakan dirinya dengan suatu peraturan yang mengatur hak, tugas dan bidang tanggungjawabnya dalam sebuah syarikat. Dokumen seperti itu disebut deskripsi pekerjaan. Ia terdiri daripada lima bahagian utama:

Peruntukan am Mereka mengandungi semua maklumat organisasi: nama syarikat, jawatan yang dipegang dan unit struktur yang menjadi miliknya. Ini juga menunjukkan subordinasi, prosedur untuk mengisi jawatan dan pemecatan, serta syarat pendidikan dan kelayakan.
Tugas. Bahagian ini menyenaraikan tanggungjawab pekerja, serta cara melaksanakannya.
Hak pekerja, iaitu semua ciri tambahan yang menyumbang kepada pelaksanaan tugas yang berkesan.
Tanggungjawab. Sesuai dengan bahagian ini, pihak pengurusan memutuskan penilaian kualiti buruh, kenaikan pangkat atau denda.
Hubungan. Bahagian ini mengatur semua komunikasi dengan unit luaran dan dalaman yang mungkin timbul dari pekerja dalam proses menjalankan fungsinya.

Prinsip menulis deskripsi pekerjaan

Asas normatif untuk penyediaan dokumen tersebut adalah Direktori Kelayakan jawatan pengurus, pakar dan pekerja lain (1998). Selama perkembangannya, perhatian diberikan kepada penerangan mengenai kedudukan dan syarat bagi pekerja untuk memenuhi tugasnya. Spesifikasi pekerjaan termasuk dalam judul dokumen, misalnya, "Deskripsi pekerjaan setiausaha" (pengurus pejabat atau ketua akauntan).

Di samping itu, jika terdapat dua catatan dengan nama yang sama, tetapi dengan tugas yang berbeza, maka dokumen yang berbeza harus disediakan yang menggambarkan perbezaan ini. Huraian tugas pengurus pejabat pegawai pegawai mempunyai perbezaan tertentu dari tindakan peraturan yang sama untuk setiausaha.

Keperluan Pengurus Pejabat

Dengan satu cara atau yang lain, calon untuk jawatan harus memimpin orang. Boleh jadi hanya beberapa orang di sebuah syarikat kecil atau seluruh kakitangan pentadbiran di sebuah syarikat besar. Sememangnya, pemohon mestilah pengguna PC yang yakin dan dapat bekerja dengan peralatan pejabat lain (pengimbas, pencetak atau faks). Pengurus pejabat selalunya merupakan wakil syarikat, jadi ucapan wajib dan kemampuan menulis surat perniagaan adalah prasyarat. Selalunya syarikat memerlukan pekerja sedemikian untuk mengetahui asas-asas dokumen dan undang-undang buruh. Penguasaan sekurang-kurangnya satu bahasa asing masih merupakan kemahiran yang diinginkan, namun, ketika melamar perusahaan besar, ini sudah menjadi salah satu syarat wajib.

Dalam beberapa kes, pengurus pejabat harus menggabungkan tugasnya dengan fungsi pekerja lain. Ini membawa kepada peningkatan kemahiran yang diperlukan. Jadi, pengurus pejabat dengan fungsi akauntan mesti mempunyai pendidikan yang sesuai dan mempunyai program khas.

Tanggungjawab utama

Gambaran pekerjaan biasa pengurus pejabat dengan fungsi setiausaha merangkumi perkara berikut:

memproses surat, masuk dan keluar; pengagihan semula mereka dalam syarikat;
kawalan ke atas masa pemenuhan kewajipan di bawah kontrak dan perjanjian;
membuat panggilan keluar dan masuk;
bekerjasama dengan pelanggan dan wakil syarikat rakan kongsi;
memantau ketersediaan alat tulis yang diperlukan;
menjaga peralatan pejabat dalam keadaan bekerja dan memanggil pakar sekiranya berlaku kerosakan;
pembahagian masa dalam jadual kerja (dalam beberapa kes untuk ketua);
penganjuran acara yang diperlukan (mesyuarat, persidangan, perjalanan perniagaan, pesta korporat);
pembalakan mesyuarat;
mengemas kini dan mengisi semula kandungan segar di laman web korporat.

Senarai ini hanya merangkumi syarat asas. Item lain boleh ditambah sesuai dengan spesifikasi kontrak buruh yang telah disimpulkan. Huraian tugas seorang pengurus pejabat dengan fungsi pegawai personel, misalnya, memerlukan seorang pekerja untuk menyimpan dan memberikan semua dokumentasi perakaunan tepat pada masanya atau untuk menggantikan ketua jabatan personel sekiranya dia tidak hadir.

Tanggungjawab Tambahan

Sebagai tambahan kepada fungsi utama, deskripsi tugas pengurus pejabat mengandungi senarai tanggungjawab yang berbeza, yang mungkin berbeza bergantung pada arahan syarikat. Seorang pengurus pejabat mungkin diminta untuk bekerja dengan pihak berkuasa pentadbiran, iaitu, mendapatkan izin untuk menjalankan perdagangan, membuka cawangan syarikat atau anak syarikat, dll.

Salah satu tugas yang paling penting adalah pengurusan sebenar syarikat sekiranya ketiadaan pengarahnya. Sudah tentu, ini hanya mungkin dilakukan sekiranya pekerja telah menjadikan dirinya sebagai orang yang bertanggungjawab dan boleh dipercayai. Di samping itu, perihal tugas pengurus pejabat sering mengandungi klausa mengenai keperluan untuk mengeluarkan surat kuasa umum. Dokumen seperti itu mungkin diperlukan, misalnya, untuk menerima barang-barang mel yang sangat penting.

Keperluan tidak rasmi

Syarikat besar biasanya membenarkan terlebih dahulu untuk membiasakan diri dengan contoh deskripsi pekerjaan pengurus pejabat untuk calon jawatan ini, sehingga mereka mengetahui sepenuhnya senarai keperluan dan tanggungjawab.

Tetapi walaupun melihat kuasa tersebut, pemohon mesti memahami bahawa dia tetap menjadi salah satu daripada sekian banyak pekerja perusahaan. Sehubungan dengan itu, seseorang tidak boleh melupakan perkara yang tidak dinyatakan dalam perihal pekerjaan. Pengurus pejabat yang mempunyai fungsi setiausaha mestilah orang yang mempunyai masa yang halus agar dapat menyebarkannya jika perlu.

Tugas untuk mengatur aliran kerja

Syarat yang paling penting untuk kerjanya adalah kecekapan, jadi seseorang yang memegang jawatan tersebut wajib menggunakan bahan-bahan pejabat secara ekonomi, untuk mengawal jumlah penggunaan elektrik.

Bagi pekerja lain, pengurus pejabat bertanggungjawab hampir setara dengan ketua. Berdasarkan hal ini, dia harus memastikan bahawa keadaan kerja sesuai dengan standar kebersihan dan peraturan keselamatan yang diterima. Akhirnya, dalam memenuhi tugas langsungnya, pengurus pejabat mendapat akses ke dokumen rahsia, jadi salah satu syaratnya adalah menandatangani perjanjian tidak mendedahkan mengenai rahsia perdagangan atau maklumat lain yang boleh membahayakan kedudukan pasaran syarikat.

Hak Pengurus Pejabat

Sudah tentu, pelaksanaan sebilangan tugas memungkinkan pekerja melaksanakan hak khas. Mereka juga dinyatakan dalam perihal pekerjaan pengurus pejabat. Inti sebilangan dari mereka, seperti kemampuan untuk mengakses maklumat sulit, berpunca langsung dari keperluan untuk memenuhi tanggungjawab pekerjaan mereka. Yang lain dikaitkan dengan hak istimewa. Oleh itu, pengurus pejabat berhak menuntut dari pegawai yang lain untuk memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh mereka kerana kecuaian dalam dokumen pengeluaran, untuk menentukan bagi mereka ukuran insentif atau untuk mengenakan denda kepada mereka yang cuai.

Selalunya, pengurus pejabat adalah penghubung antara pekerja dan pembuat keputusan. Kedudukan seperti itu membolehkannya mencapai keadaan kerja yang lebih baik dan menyampaikan hasrat kolektif untuk meningkatkan kualiti kerja jabatan tertentu dan perusahaan secara keseluruhan.

Ciri-ciri perihal pekerjaan pengurus pejabat bahagian penjualan

Pengurus pejabat telah lama diperlukan dalam syarikat besar dan tidak begitu besar, jadi mereka memerlukan beberapa kemahiran khas untuk mengisi kekosongan tersebut. Perkara biasa adalah apabila beberapa pengurus pejabat dengan fungsi khas, yang diawasi oleh seseorang, bekerja di perusahaan yang sama. Huraian tugas mereka pada dasarnya bertepatan, tetapi berbeza dalam set fungsi tambahan.

Oleh itu, jika pengurus pejabat bekerja di jabatan penjualan, keterangan tugasnya mungkin mengandungi item seperti:

cari tempat jualan baru;
mengesan perubahan struktur permintaan;
penyediaan dokumen pelaporan penjualan yang sempurna;
teruskan kerja dengan pelanggan untuk menerima pesanan dan proses selanjutnya;
berusaha memberi maklumat kepada pelanggan mengenai kemungkinan perubahan dalam pelbagai jenis barang dan pengiraan semula harga;
penganjuran mesyuarat yang diperlukan;
menandatangani kontrak pembekalan barang.

Keperluan lebih lanjut mungkin berkaitan dengan spesifikasi barang yang ditawarkan oleh syarikat. Sekiranya syarikat itu dikaitkan dengan penjualan harta tanah, maka tugas pengurus pejabat mungkin termasuk penyediaan buku maklumat dan penyediaan dokumen tertentu.

Tanggungjawab Pengurus Pejabat

Sekiranya tidak memenuhi tugasnya, ketika melakukan kesalahan, termasuk mengungkapkan rahsia perdagangan, atau melakukan tindakan lain yang memudaratkan citra perusahaan, pengurus pejabat bertanggung jawab sesuai dengan norma-norma kod pentadbiran, sipil dan jenayah. Sekiranya kerosakan material diakibatkan oleh organisasi, maka hukuman akan dijatuhkan sesuai dengan ketentuan kode pekerja.