Pengurus pejabat - siapa itu? Tugas pengurus pejabat

"Plankton", "pengurus" - semua definisi tidak berat sebelah ini berkaitan dengan kerja pekerja pejabat. Tetapi adakah pekerjaan seperti itu tidak berguna? Pengurus pejabat - siapa itu? Apakah tanggungjawabnya?

Pengurus pejabat - siapa itu?

Profesion pengurus pejabat sering dikelirukan dengan profesion setiausaha. Tetapi masih ada perbezaan antara kepakaran ini. Jadi, pengurus pejabat - siapa itu?

Pengurus kawasan ini adalah pengurus pejabat atau pentadbir. Ini mengatur kerja pejabat, menjadi penghubung maklumat penting antara pekerja dan atasan, pelanggan dan pekerja, dll.

Semakin aktif aktiviti organisasi, semakin banyak masalah yang dihadapi dengan perkara dan dokumentasi organisasi kecil setiap hari. Pelaksanaan mereka dan menyediakan pengurus pejabat.

Dia memastikan bahawa semua dokumen semasa, serta perintah dari atasannya, dilaksanakan dengan tepat. Pada masa yang sama, pesanan eksekutif harus disampaikan kepada pekerja syarikat tepat pada waktunya, semua aduan dari pelawat harus dipertimbangkan, dan cadangan pekerja harus disampaikan kepada pihak berwajib.

Oleh itu, kerja pejabat, dan komunikasi di syarikat sebahagiannya jatuh ke bahu pengurus pejabat.

Tempat kerja dan gaji

Pengurus pejabat diperlukan di mana-mana syarikat yang mempunyai pejabat, pengurus dan sekurang-kurangnya beberapa pekerja. Dalam organisasi kecil, senarai tanggungjawab pakar sedemikian jauh lebih kecil daripada, misalnya, dalam syarikat besar. Di sebuah syarikat besar mungkin terdapat beberapa pengurus pejabat, dan masing-masing ditugaskan ke jabatannya sendiri.

Ternyata permintaan untuk pakar tersebut cukup tinggi dan, mungkin, akan terus meningkat. Tetapi praktikalnya tidak ada prospek kerjaya. Terutama jika, selain pengurusan pejabat, seseorang tidak lagi memiliki profesion.

Oleh kerana tugasnya tidak terlalu rumit, persaingan untuk satu pekerjaan, sekurang-kurangnya di Rusia, cukup tinggi - 6 orang untuk jawatan kosong. Pada masa yang sama, gaji rendah mengikut standard modal - 27 ribu rubel.

Di ibu kota budaya - St Petersburg - gaji pekerja sedemikian lebih rendah sekitar 5-7 ribu, dan persaingan jauh lebih tinggi. Semakin jauh ke pinggiran negara, semakin rendah gaji dan semakin banyak pemohon jawatan tersebut.

Kualiti peribadi yang diperlukan

Perintah yang diterima oleh pengurus pejabat, sebagai peraturan, memerlukan pelaksanaan segera dan segera. Oleh itu, pemohon dikehendaki, pertama sekali, ketekunan, kepantasan dan ketepatan masa. Ingatan dan tumpuan yang baik juga penting.

Orang yang memegang jawatan ini harus bersikap ramah dan bersahabat, kerana dalam beberapa situasi dia bertindak sebagai wakil syarikat di hadapan pelanggan.

Pengurus pejabat mesti mempunyai pertuturan yang kompeten dan tersusun secara logik, serta menguasai etika perniagaan, kerana dia sering terlibat dalam mengatur rundingan perniagaan dan mesyuarat korporat.

Pengetahuan yang berguna, seperti nombor telefon juruelektrik yang baik atau perkhidmatan penghantaran makan tengah hari, juga tidak akan menyakitkan. Memang, di banyak syarikat pesanan di pejabat, dan juga rasa kenyang pekerja juga dikendalikan oleh pengurus.

Kemahiran Pengurus Pejabat Penting

1. Keperluan pertama bagi pekerja tersebut adalah pengetahuan yang baik mengenai PC dan Internet. Sekiranya, selain Word dan Excel, pemohon akan memiliki Photoshop atau Office Picker Manager, ini adalah alasan lain untuk mempekerjakannya, dan bukan orang lain.
2. Kelajuan cetakan yang tinggi. Keupayaan untuk menaip teks dengan cepat adalah salah satu yang paling penting bagi pengurus pejabat.
3. Kemahiran dalam pengurusan pentadbiran yang diperoleh dalam pekerjaan sebelumnya diperlukan jika seseorang mendapat pekerjaan di syarikat besar.
4. Kemahiran kertas kerja. Dokumentasi adalah salah satu tanggungjawab utama pakar jenis ini, jadi pengetahuan asas sangat diperlukan.
5. Penggunaan peralatan pejabat dengan yakin. Faks, pencetak, pengimbas - semua ini harus ada dalam kompetensi pengurus pejabat.
6. Kemahiran komunikasi yang cekap dan diplomatik. Pengurus pejabat tidak hanya boleh berkomunikasi secara kompeten, dia mesti dapat menyelesaikan situasi konflik, jika perlu.
7. Penguasaan bahasa asing. Di syarikat antarabangsa yang besar, pengurus pejabat mesti fasih berbahasa Inggeris sekurang-kurangnya.

Peruntukan am mengenai perihal pekerjaan

Kedudukan pengurus pejabat diluluskan oleh CEO syarikat. Di syarikat yang berbeza, mungkin berbeza dalam beberapa aspek, tetapi secara amnya peruntukan utamanya tidak berubah. Anda perlu membiasakan diri dengan arahan kerja sebelum menandatangani kontrak pekerjaan, agar tidak mengeluh kemudian bahawa memenuhi tugas tertentu bukan merupakan bagian dari rancangan anda.

Peruntukan am boleh menunjukkan:

• yang bertanggungjawab untuk mengambil pengurus pejabat;
• yang berhak melepaskannya dari jawatannya;
• kepada siapa pekerja melaporkan;
• yang melapor kepada pengurus pejabat;
• yang menjalankan tugas sebagai pengurus pejabat semasa ketiadaannya, dsb.

Biasanya, pengurus pejabat melaporkan kepada CEO. Pentadbir pejabat melaporkan kurir, pemandu, pembersih, dll.

Juga dalam ketentuan umum dapat ditentukan pekerja mana dengan tahap kelayakan apa yang dapat diterima untuk jawatan yang dijelaskan.

Tugas langsung

Perenggan seterusnya dalam arahan menetapkan tugas pengurus pejabat.

Untuk resume untuk jawatan kosong, seringkali pemohon menuliskan di ruangan yang terpisah apa tanggungjawab yang mereka laksanakan pada pekerjaan pejabat sebelumnya. Oleh itu, majikan mendapat lebih banyak maklumat mengenai kemahiran pemohon.

Perkara apa yang mungkin menjadi tanggungjawab langsung pengurus pejabat?

1. Menyelia panggilan telefon. Pekerja mesti menjawab panggilan masuk, dengan sebaik mungkin, menjawab soalan dari pihak lawan, dan juga memberitahu pihak atasannya mengenai maklumat yang mereka minta untuk dihantar.
2. Tempoh dokumentasi. Penyimpanan dan perakaunan dokumen, kawalan surat-menyurat, pelaksanaan pesanan, dll. - Ini adalah tanggungjawab langsung pengurus pejabat.
3. Pengeluaran semula dokumen. Atas arahan khas dari bos, pekerja melakukan penyalinan dan pendua karya.
4. Membuat surat, permintaan - iaitu Surat-menyurat dengan rakan kongsi, pelanggan atau pembekal atas permintaan penyelia segera.

Tugas pengurus pejabat boleh merangkumi sekurang-kurangnya enam jenis pekerjaan lain. Tetapi di setiap syarikat, beban pakar dalam kategori ini ditentukan secara individu.

Hak Pengurus Pejabat

Segala arahan pengurus pejabat merangkumi bukan hanya tugas, tetapi juga hak.

1. Untuk memberikan maklumat lengkap. Untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu, pengurus pejabat berhak menuntut penyediaan sejumlah informasi, termasuk rahsia, yang dia perlukan.
2. Cadangan rasionalisasi yang baik. Sekiranya untuk organisasi kerja pejabat, inovasi atau pesanan tambahan dari pengarah umum diperlukan, maka pengurus berhak menawarkan untuk memperkenalkannya.
3. Memerlukan keadaan kerja yang betul. Sekiranya tugas rasmi tidak dapat dilaksanakan kerana kekurangan syarat yang diperlukan, pengurus pejabat mungkin memerlukannya dibuat.
4. Bertindak mengikut kompetensi. Setelah mempelajari perihal pekerjaan, pekerja tersebut berhak membuat keputusan dan memberi pesanan, tetapi hanya dalam kerangka kompetensinya.

Ini adalah panduan kasar mengenai hak yang dimiliki oleh pengurus pejabat. Mereka boleh ditambah atau dikurangkan bergantung pada spesifik institusi.

Tanggungjawab

Pengurus pejabat adalah profesion yang juga melibatkan beberapa tanggungjawab. Skop dan hukumannya kerana melanggar peraturan ditentukan oleh setiap majikan secara individu. Perkara yang paling biasa di mana tanggungjawab dipegang dalam deskripsi pekerjaan kelihatan seperti ini.

1. Kerana sikap cuai terhadap tugas mereka. Pelaksanaan pesanan yang tidak tepat waktu dan kecuaian lain adalah kesalahan pekerja, yang perlu dijawab.
2. Untuk pendedahan maklumat sulit. Dalam kontrak pekerjaan dan perihal pekerjaan, anda mesti membaca klausa kerahsiaan maklumat dengan teliti. Untuk pendedahannya, selalunya anda boleh kehilangan pekerjaan.
3. Kerana melanggar kompetensi. Tindakan di luar skop kecekapan pekerja tidak dibenarkan.
4. Kerana melanggar jadual kerja, dll. Pelanggaran jadual kerja, peraturan keselamatan kebakaran atau langkah keselamatan juga menjadi tanggungjawab pekerja.

Kebaikan dan keburukan profesion

Profesi ini, seperti banyak yang lain, mempunyai beberapa kelebihan dan kekurangan. Jadi, apa kelebihan bekerja dengan pengurus pejabat?

Tanggapan pekerja yang bekerja di bidang ini berkaitan, pertama sekali, dengan permintaan tinggi untuk profesion ini: setelah memperoleh pengalaman dalam bidang ini, mencari pekerjaan dengan gaji yang lebih baik tidaklah sukar. Kemahiran pentadbiran yang diperoleh dalam proses kerja adalah relevan dalam kehidupan seharian. Di samping itu, bekerja sebagai pengurus pejabat membolehkan anda mengembangkan kemahiran komunikasi anda.

Antara kekurangannya ialah peningkatan beban psikologi yang dialami oleh pekerja, kerana dalam satu hari bekerja anda harus menyelesaikan banyak masalah yang pelbagai. Di samping itu, pengurus, selain tugas langsung, sering memuatkan pengurus pejabat dengan permintaan peribadi dan arahan tambahan.

Di mana belajar profesion?

Pengurus pejabat yang jelas dari perkara di atas. Namun, di mana seseorang boleh mempelajari profesion ini?

Tidak ada fakulti khas yang akan mempersiapkan pengurus pejabat di mana-mana universiti. Tetapi selalunya pengurus mahu seseorang yang mempunyai pendidikan tinggi memegang jawatan ini. Pendidikan seperti apa ini tidak semestinya penting - yang utama ialah pemohon adalah lulusan universiti. Di bandar-bandar provinsi, kedudukan ini dapat diambil walaupun setelah 9 kelas pendidikan. Setiap syarikat secara individu memutuskan pengurus pejabat mana yang diperlukannya.

Yang paling penting, majikan akan berminat dengan ciri calon yang lain:

• adakah dia pernah bekerja dalam bidang ini sebelum ini;
• Seberapa mahir dalam komputer;
• Adakah kertas kerja tahu;
• Adakah dia bercakap bahasa, dll.

Anda tidak boleh mengabaikan kemahiran komunikasi seseorang. Sekiranya semuanya sesuai dengan petunjuk ini, kemungkinan mendapat pekerjaan meningkat.