Profesion dokumentasi: tanggungjawab pekerjaan

Aliran dokumen adalah komponen penting dalam aktiviti dan elemen pengurusan yang sangat diperlukan dari mana-mana institusi, organisasi, perusahaan. Kertas perniagaan mesti disusun dengan betul, disimpan secara sistematik dan dioptimumkan secara optimum. Dengan perkembangan ekonomi, aliran maklumat dan jumlah dokumen dalam semua bidang aktiviti manusia semakin meningkat. Oleh itu, pada masa ini, permintaan untuk profesi yang baru semakin meningkat - pengurus dokumen.

Siapa pengurus dokumen

Pakar dokumen adalah pakar yang terlibat dalam pendaftaran dan perakaunan dokumentasi. Profesion berkaitan adalah setiausaha, arkib, kerani.

Dokumen-dokumen pentadbiran pengurusan harus disusun dengan tepat sesuai dengan piawaian dan dibawa ke perhatian karyawan, dan tepat bagi mereka yang diperintahkan untuk pesanan. Dokumen cenderung ketinggalan zaman, tidak diedarkan. Dalam kes ini, mereka mesti disusun sesuai dengan tindakan perundangan mengenai pencatatan dan dimasukkan ke dalam arkib. Semua ini dilakukan oleh pengurus dokumen.

Tanggungjawab pekerjaan pakar dokumen mungkin kelihatan membosankan. Tetapi ini hanya pada pandangan pertama. Melalui tangan pengurus dokumen, terutama jika dia bertanggung jawab sepenuhnya untuk pengurusan dokumen di perusahaan, semua aliran maklumat melewati, dia dapat mengesan kerja semua jabatan dan memahami mekanisme aktiviti dan pengembangan syarikat.

Dalam organisasi besar, tanggungjawab pakar dalam bekerja dengan dokumen biasanya dibahagikan: reka bentuk, pendaftaran, masuk ke dalam pangkalan data elektronik, kawalan pelaksanaan, penyimpanan dilakukan oleh orang yang berbeza dan bahkan seluruh jabatan.

Apa yang perlu diketahui oleh pengurus dokumen

Untuk menyusun dokumen dengan tepat di mana maklumat disampaikan dengan ringkas, jelas dan jelas, seorang pakar mesti mengetahui tujuan dan bentuk penyusunan semua jenis dokumen. Untuk mengetahui seperti apa bentuk dokumen yang mengikat secara sah, dokumen tersebut mesti mempunyai asas undang-undang.

Sejak hari ini kebanyakan dokumen disimpan di media elektronik, dan pertukaran maklumat komputer diperlukan, pakar pengurusan dokumen mesti memahami perisian tersebut. Dia mesti membuat pangkalan data elektronik dan dapat berkomunikasi dengan kakitangan yang melayani sistem automatik untuk membuat, menyimpan dan menghantar dokumen.

Untuk menyimpan dokumen dalam arkib, pakar mesti mengetahui peraturan dan spesifikasi tertentu. Tujuan dokumen dan kerahsiaannya, syarat, syarat penyimpanan - mengikut kriteria ini, anda perlu menyusun dokumen dalam arkib, dan kemudian membuat sistem carian yang berkesan.

Tanggungjawab Dokumentasi

Tanggungjawab pekerjaan pengurus dokumen di institusi merangkumi

- penyediaan, perakaunan, penyimpanan dan kawalan dokumen;

- sistematisasi aliran kerja dan memastikan pergerakan dokumen;

- Organisasi aliran dokumen yang optimum dalam organisasi;

- organisasi penyimpanan dan pengembangan pengelasan dokumentasi;

- menyusun, memeriksa nilai dan memindahkan ke arkib dokumen dengan tempoh sah;

- memperkemas dokumentasi masuk;

- pengembangan borang dan lembaran dokumen standard;

- penciptaan pangkalan dokumen dengan penciptaan nombor pendaftaran dan indeks dan alamat penyimpanan elektronik;

- penyediaan bahan yang diperlukan untuk mesyuarat, rundingan dan perjumpaan.

Pengurus dokumen terkemuka menjalankan tugas rasmi, sebenarnya sama, tetapi dengan bahagian tanggungjawab yang lebih besar, ditambah memberikan tugas kepada pekerja berpangkat rendah.

Tanggungjawab pekerjaan pengurus dokumen di institusi pendidikan

Seorang pengurus dokumen di institusi pendidikan harus mengetahui, antara tindakan perundangan lain, Undang-undang Persekutuan Rusia "Tentang Pendidikan". Oleh kerana tadika dan sekolah mempunyai kakitangan yang terhad, pengurus dokumen menggabungkan tugas setiausaha, kerani, dan pekerja, dipandu oleh cadangan metodologi untuk bekerja dengan dokumen di institusi pendidikan (surat Kementerian Pendidikan Persekutuan Rusia 02.12.2000 No. 03-51 / 64).

Tugas pengurus dokumen di tadika termasuk, antara lain, penyediaan kontrak pekerjaan dengan pekerja dan pelaksanaan fail peribadi, dan penyimpanan buku anak-anak. Dia juga bekerja dengan meja pendaftaran tentera dan menyimpan dokumentasi yang sesuai jika terdapat pekerja yang bertanggungjawab tentera di institusi tersebut.

Pengurus dokumen melengkapkan tugas rasmi di sekolah dengan menyediakan draf dokumen pentadbiran mengenai pergerakan kontinjen dan mengisi fail peribadi, menyimpan buku abjad pelajar dan mengambil kira waktu kerja sekolah pekerja sekolah, memproses dan memproses pemindahan fail peribadi pelajar ke arkib.

Institusi pendidikan tinggi bukan sahaja menjalankan aktiviti pendidikan, tetapi juga aktiviti ilmiah.

Tugas pengurus dokumen di universiti membuat pakar sekurang-kurangnya secara umum memahami profil fakulti tertentu, kerana dia harus menyiapkan dokumen untuk perjumpaan dan perjumpaan dan menyimpan minit dan perbualan telefon mereka atas nama dekan.

Kualiti peribadi pakar pengurusan dokumen

Perhatian adalah kualiti terpenting dari pakar dalam bekerja dengan dokumen. Ketepatan, ketelitian dan tanggungjawab melengkapkan senarai kualiti peribadi yang diperlukan untuk bekerja dengan kertas perniagaan. Kesalahan dalam data, pelanggaran undang-undang, kehilangan dokumen dapat merugikan syarikat ketika membuat kontrak atau audit personel.

Jumlah maklumat yang digunakan pengurus dokumen memerlukan memori yang baik.

Untuk bekerja di bidang apa pun, dia memerlukan ketekunan dan keaksaraan ketika bekerja dengan makalah, dan di bidang pengurusan personel - dan kemampuan organisasi, dan kreativiti, dan kemahiran komunikasi.

Menetapkan tujuan yang tepat dan bekerja dengan struktur syarikat, yang disebut sebagai sifat keusahawanan, diperlukan bagi pengurus dokumen untuk mengatur aliran kerja dan pengelasan yang optimum.

Selalunya di syarikat kecil pengurus dokumen bekerja sendiri. Organisasi diri, disiplin dan kawalan diri membantu mengatur kerja yang berkesan.

Keperluan Dokumentasi

Kerangka peraturan yang kukuh untuk pengurusan dokumen memerlukan latihan. Oleh itu, semasa mengambil pekerja, diploma institusi pendidikan tinggi atau institusi pendidikan khas menengah dalam kepakaran "Dokumentasi", "Dokumentasi sokongan syarikat" diperlukan. Ada juga kepakaran yang berkaitan: "Dukungan dokumentasi dalam bidang perundangan" atau "Sokongan maklumat dari perusahaan"

Dokumen perundangan dan undang-undang, pentadbiran, normatif dan panduan badan-badan tinggi yang berkaitan dengan aliran kerja adalah syarat umum untuk dokumen yang harus diketahui oleh pengurus dokumen. Tanggungjawab pekerjaan memerlukan pengetahuan, atau setidaknya dasar-dasar mereka, mengenai kaedah analisis, penyelidikan, reka bentuk, pelaksanaan dan pengembangan sistem dokumentasi, mengenai reka bentuk dan operasi sistem kawalan automatik; organisasi pengarkiban dan pengaturcaraan asas.

Kelebihan dan kekurangan profesion pengurus dokumen

Profesion pengurus dokumen adalah universal. Diploma dan pengetahuan dalam bidang khas membolehkan graduan bekerja di mana-mana organisasi, kerana aliran kerja ada di mana-mana. Inilah kelebihan utama profesion.

Kelebihan kedua boleh dianggap sebagai peluang untuk bekerja sebagai pentadbir, arkib, kerani, penolong setiausaha, pengurus pejabat, penolong pengurus, dan bukan hanya pengurus dokumen.

Tambahan ketiga adalah bahawa, walaupun terdapat pekerjaan yang rutin, pengurus dokumen berada di tengah-tengah aliran maklumat dalam organisasi dan memiliki hampir semua rahsia. Kadang kala, selain pengurusan kanan, dia adalah satu-satunya pemilik rahsia ini.

Pengalaman kerja dan semangat keusahawanan membolehkan pengurus dokumen mengatur perniagaannya sendiri untuk penyediaan perkhidmatan maklumat, jika dikehendaki.

Kelebihan profesion termasuk bekerja di pejabat dalam keadaan baik, tanpa mengira profil perusahaan dan jadual kerja yang ketat.

Kelemahan profesion dokumentari adalah keseragaman dan yang paling penting adalah tanggungjawab besar.

Di manakah pengurus dokumen boleh berfungsi?

Oleh kerana pengurus dokumen yang telah mendapat pendidikan dalam profil mereka dapat bekerja dengan semua jenis dokumen (perakaunan, personel, ilmiah dan teknikal), mereka dapat diminati di pelbagai organisasi:

- di pihak berkuasa, tempatan dan negeri;

- dalam badan pengurusan jabatan;

- dalam perkhidmatan arkib dan dokumentari kejuruteraan dan reka bentuk, institusi penyelidikan, dalam bidang kesihatan, arkib, perpustakaan dan muzium, struktur penguatkuasaan undang-undang;

- dalam perkhidmatan pentadbiran dan jabatan struktur komersial: kertas kerja, pengurusan pejabat, pengurusan personel;

- dalam perniagaan mengembangkan sistem maklumat, perundingan dokumentasi, pengauditan keselamatan maklumat.

Pertumbuhan kerjaya pengurus dokumen bergantung pada tempat kerja. Dalam struktur besar, dia boleh menjadi pengurus urusan, secara kecil - menjadi penolong pengurus. Puncak kerjaya pengurusan dokumen boleh dianggap sebagai penyediaan dokumen untuk Kerajaan dan Presiden Persekutuan Rusia.